Com a digitalização dos processos judiciais, assim como a virtualização dos atos judiciais, abriu-se possibilidades para que a advocacia também se reformulasse, em especial na forma como se relaciona com o judiciário e com seus clientes. Além de ampliar as possibilidades de atuação de maneira virtual, oferecendo uma gama de ferramentas para a atuação profissional, obriga os escritórios de advocacia a se adequarem à nova realidade.
Para isso, é importante conhecer as novas ferramentas e os novos instrumentos disponíveis para a atividade profissional, que, além de virem em um momento crucial para atender a uma situação emergencial, acabaram servindo para avançar a praticidade e melhorar a forma de atuação, abrindo espaço para atuações ilimitadas no campo digital.
A seguir, serão apresentadas algumas dessas ferramentas e instrumentos que, além de facilitar o dia a dia dos escritórios de advocacia, atuantes ou não no universo virtual, servem como recursos que possibilitam a expansão da atuação. Destaca-se que aqui serão citadas algumas das várias variações disponíveis no mercado.
Armazenamento virtual de documentos
Com a digitalização dos processos, surgiu a possibilidade de extinção dos arquivos de documentos físicos nos escritórios de advocacia, possibilitando que os advogados passem a usar a digitalização como meio de coleta de documentos dos clientes.
As vantagens vão desde a dispensa de manutenção de arquivos de documentos físicos até a possibilidade de coletar e manter documentos do cliente na posse dos escritórios de advocacia, eliminando a obrigação de depósito de documentos e posteriores prestações de contas.
Além disso, o arquivo de documentos em meio virtual possibilita o compartilhamento desses dados com todos os colaboradores do escritório em tempo real, inclusive com o próprio cliente, acessível de qualquer computador, a qualquer momento ou local.
A Afrs Advocacia já adotava essa prática antes mesmo da pandemia, evitando a relação de responsabilidade com a guarda de documentos que pertençam aos seus clientes, somada à segurança do armazenamento desses dados.
Para isso, os escritórios de advocacia da atualidade precisam contar com um bom equipamento de scanner e a utilização de um serviço de armazenamento de arquivos na nuvem. Entre eles, é possível citar o Google Drive, OneDrive e Dropbox, todos disponibilizam uma versão gratuita para aqueles que ainda possuem pouca quantidade de dados para armazenamento. Nós usamos o Google Drive, que oferece sincronização em tempo real com os hardwares (PC, Celular). Google Drive
Gerenciador de documentos
Outra ferramenta indispensável para os escritórios de advocacia é o gerenciador de documentos, em especial aqueles que possibilitem a gestão completa de PDF, que é o arquivo mais utilizado, exigido e aceito em todos os protocolos eletrônicos judiciais. Dessa forma, é importante ter a ferramenta para poder editar, organizar páginas e comprimir seus arquivos digitais, de modo a proporcionar celeridade de forma confiável para a gestão de documentos. Entre os disponíveis no mercado, o
mais comum ainda é o Acrobat Reader, mas existem várias outras ferramentas, inclusive gratuitas, de fácil manuseio e online que desempenham muito bem essa função, como o smallpdf. Nós usamos o Acrobat Reader.
Disponível em https://smallpdf.com/pt).
Também existem ferramentas disponibilizadas pelos próprios tribunais, como é o caso do TRT14 (https://portal.trt14.jus.br/portal/otimizador-pdf), que oferece recursos para otimização de PDFs.
Validação de documentos
Outro recurso indispensável para os escritórios de advocacia são os validadores de documentos digitais, para evitar que os advogados enfrentem problemas de validade desses documentos. É imprescindível utilizar ferramentas de validação.
Entre as ferramentas disponíveis, podem ser citadas a própria ferramenta Word do Office, o Acrobat Reader, além da possibilidade de validação online, por meio do Docusign, por exemplo, todas com oferta de versão gratuita. Nós usamos o Acrobat Reader.
Coletor de Assinaturas
Ainda que receba o nome de “validador de documentos”, utilizaremos o termo “coletor de assinaturas” para melhor compreensão daqueles que estão menos familiarizados com os termos. É importante que os escritórios de advocacia possuam ferramentas que possibilitem a coleta de assinaturas de forma digital, dispensando o deslocamento para essa tarefa, além de eliminar a necessidade de imprimir e escanear documentos.
Além da praticidade, ainda há a confiabilidade e a credibilidade do aceite nos documentos, podendo inclusive haver certificação. Entre as ferramentas disponíveis, podemos citar o Acrobat Reader, entre outros. Também existem opções online, práticas e gratuitas, como o Autentique, que oferece a possibilidade de coleta de assinaturas por meio digital, utilizando e-mail ou o WhatsApp, com até 20 documentos por mês. Nós usamos o Acrobat Reader.
Disponível em: Autentique
Sistema de gestão de processos
Um sistema de gestão de processos permite que os advogados e colaboradores possam gerenciar as informações relacionadas aos casos, tarefas e prazos de forma organizada e eficiente. Além disso, essa ferramenta pode ajudar a aumentar a produtividade e a eficiência da equipe. Com um sistema de gestão de processos, é possível ter uma visão geral dos casos em andamento, identificar gargalos e otimizar o trabalho da equipe.
Existem vários softwares de gestão de processos no mercado, como o Astrea, Promad, Jusbrasil e Porjuris. O Promad oferece um teste gratuito de 6 meses, podendo se estender até 3 anos para novos advogados. O Astrea oferece a utilização gratuita por um ano para aqueles que possuem até 40 processos. Nós usamos o Astrea.
Para atos cartorários
Ainda pouco explorado pelos advogados, a maioria dos serviços cartorários está disponível por meio digital, dispensando completamente o deslocamento aos cartórios e possibilitando a prática de atos cartorários com fé pública sem sair de casa ou escritório. Essa é uma grande vantagem para a advocacia, pois economiza tempo e recursos.
Entre os atos cartorários que podem ser realizados de forma digital, estão a autenticação de documentos, reconhecimento de firmas, emissão de certidões, entre outros. Para isso, é necessário utilizar os serviços oferecidos pelos cartórios digitais, como o e-Notariado, que possibilita a realização de diversos atos notariais de forma remota. Além disso, alguns cartórios tradicionais também disponibilizam serviços online, facilitando o acesso aos serviços cartorários.
Disponível em: https://www.e-notariado.org.br/
Também está disponível ferramenta de consulta e requerimento de certidões nos cartórios com a mesma comodidade, podendo ser citado como exemplo o cartório registrador.
Disponível em: https://www.anoreg.org.br/site/
Ferramentas de videoconferência:
Com o aumento do trabalho remoto, as ferramentas de videoconferência tornaram-se essenciais para os escritórios de advocacia. Com elas, é possível realizar reuniões virtuais com clientes e colegas de trabalho, economizando tempo e aumentando a eficiência. As ferramentas de videoconferência também podem ser usadas para realizar audiências virtuais, o que pode reduzir custos e agilizar o processo judicial.
Entre as ferramentas disponíveis, podem ser citadas o Google Meet, Zoom e Microsoft Teams, que oferecem recursos gratuitos para a promoção de atendimentos e reuniões. Nós utilizamos o Google Meet.
Conclusão
Por fim, é importante ressaltar que a implementação de ferramentas digitais deve ser acompanhada por uma mudança na cultura organizacional do escritório. É preciso que os advogados e colaboradores estejam dispostos a aprender a utilizar as novas ferramentas e a integrá-las em sua rotina de trabalho. Além disso, é fundamental que o escritório adote medidas para garantir a segurança dos dados dos clientes e do escritório, como a implementação de políticas de segurança da informação e a realização de backups regulares.
Outro aspecto importante a ser considerado é a escolha das ferramentas digitais a serem adotadas. É preciso avaliar as necessidades do escritório e escolher soluções que sejam adequadas ao perfil da equipe e dos clientes atendidos pelo escritório. Além disso, é fundamental verificar se as ferramentas escolhidas atendem aos requisitos de segurança e privacidade de dados.
Os recursos digitais são fundamentais para os escritórios de advocacia que buscam atuar de modo eficiente no ambiente digital. A adoção de ferramentas como gerenciadores de documentos, sistemas de gestão de processos, ferramentas de videoconferência, softwares de gerenciamento de tempo, software de análise de dados e sistemas de segurança pode contribuir para aumentar a produtividade, a eficiência, a competitividade e a segurança do escritório.
